Se você faz parte do grupo que trabalha o dia inteiro na frente do computador, é bom ficar atento à maneira como utilizar o correio eletrônico, pois as mensagens que saem de seu e-mail podem mostram seu perfil profissional tanto para o lado positivo quanto para o negativo.
Além de ser uma das principais formas de comunicação dentro da empresa, a utilização do correio eletrônico serve como documentação de seu trabalho. Portanto, se você está acostumado a responder as mensagens com cópia para todos ou escrever em caixa alta, “bora lá” começar a mudar de postura!
PARA COMEÇAR , é importante, sim, a preocupação com ortografia, gramática e saudações, por mais que esteja falando com um colega ou até alguém que tenha se tornado seu amigo dentro da organização;
ANTES DE ENTRAR NO ASSUNTO, pense se não é mais fácil telefonar e se realmente o e-mail é a forma mais eficaz para se comunicar. Às vezes conversar por telefone ou pessoalmente com a pessoa que você precisa informar algo, economiza tempo e deixa as informações mais claras;
PRIORIZE conversas mais simples por e-mail, como agendar uma reunião ou pedir dados específicos. Esqueça o correio eletrônico se notar que o assunto terá ‘idas e vindas’.
MENSAGENS enviadas por e-mail devem ser objetivas , procurando utilizar apenas dez linhas. Assuntos que necessitam mais que 10 linhas é importante analisar se realmente será necessário ser enviados pois irão tomar um tempo desnecessário para você e do destinatário.
SEJA CLARO, ao especificar o assunto ao qual a mensagem se refere; isso vai ajudar o receptor a priorizar a leitura de seus e-mails.
ESTRUTURE a mensagem com começo, meio e fim e, se precisar, utilize marcadores.
EVITE, ironias e frases agressivas e se coloque à disposição para esclarecer dúvidas.
LEMBRE-SE: quando estiver apenas ‘copiado’, você não deve responder o e-mail.