Aumentar a produtividade é um processo que exige disciplina, organização e hoje em dia pode contar também com a tecnologia. A dificuldade maior se concentra em iniciar este círculo virtuoso. Como empreendedora, já enfrentei diversas vezes esse tipo de frustração.
Foi somente quando comecei a buscar o autoconhecimento e também inserindo pouco a pouco algumas técnicas de gestão do tempo no meu cotidiano que consegui começar a administrar minhas tarefas diárias com mais eficiência.
Além de dar conta de uma série de responsabilidades diariamente, vivemos em meio a um turbilhão de informações, são notificações de todas redes sociais, mensagens e pedidos que chegam a todo momento. Mas se você está dando seus primeiros passos no mundo do empreendedorismo ou vem correndo atrás do seu próprio negócio ao longo das últimas décadas, aumentar a sua produtividade pode significar alcançar todos os seus objetivos – e muito mais.
Para ajudar quem está passando por isso e deseja otimizar o tempo, listei algumas estratégias e ferramentas capazes de elevar os níveis de produtividade e conquistar melhores resultados profissionais.
- Rastreamento
Identifique quanto de seu tempo é gasto em e-mails ou no telefone versus o seu trabalho mais importante. Se você não tem uma visão clara de como os seus dias são preenchidos, fica bem mais difícil fazer melhorias. Mantenha uma lista em papel ou em uma planilha no computador essas informações. Embora isso exija mais esforço, pode ser eficiente na hora de tomar decisões mais conscientes sobre como você gasta seu tempo. Existem também ferramentas superinteressantes para isso, são Time Doctor (que tem um plano de 30 dias) e RescueTime (que tem uma versão gratuita). Ambos rastreiam tudo que você faz em seu computador e divide em diferentes categorias.
Vá além: A cada semana, verifique em que o seu tempo foi gasto. Existe algum buraco de produtividade em especial? Talvez você esteja gastando mais tempo do que imagina em e-mail ou nas “verificações” rápidas no Facebook”.
- Planejamento
No início da jornada de trabalho planeje o que você vai fazer. Sem isso é muito fácil cair na armadilha de dar mais atenção às tarefas de baixa prioridade ou perder tempo demais com interrupções e solicitações repentinas. Seu plano precisa ser mais detalhado, planeje seus dias em intervalos de 20/30 minutos, se possível, detalhando as tarefas em passos claros. Você pode experimentar com diferentes intervalos de tempo, de acordo com a sua rotina e necessidade. Preste atenção: não se sobrecarregue com milhares de tarefas que você sabe que não conseguirá cumprir em um único dia. Criar listas imensas de metas diárias só irá criar frustrações.
Vá além: Estabeleça objetivos de trabalho durante as suas horas mais produtivas e o tempo livre. Ter isso bem definido vai ajudar você a manter o foco.
- Priorizar
Você alguma vez chegou ao final de um dia e percebeu que apesar de estar trabalhando por longas horas, parece não ter conseguido avançar muito? Se é difícil para você se policiar e se manter organizado, é fácil acabar esquecendo passos críticos ou correndo atrás de algumas tarefas no último minuto. Uma ferramenta muito interessante para ajudar nisto é Asana.
Estabeleça de 1-3 prioridades-chave para a semana. Defina o que vai ter um impacto real sobre os seus resultados e quais tarefas são realmente importantes para o negócio em determinado momento. Você também pode fazer isso no papel, se achar melhor.
- Delegar
Esta dica serve tanto para o ambiente de trabalho, quanto para a rotina domiciliar. Compartilhar responsabilidades é essencial no ambiente corporativo e também dentro de casa, com o parceiro. Essa história de a mulher ter que dar conta de tudo, o tempo todo, não é positiva e só prejudica o rendimento de todos.
Mas se o seu problema não é dentro de casa, mas sim nos negócios, saiba que centralizar todas atividades só irá te sobrecarregar e não te levará ao aumento de produtividade. Se está com receio de delegar, faça um documento com instruções passo a passo e passe a alguém capacitado algumas atividades que não exigem a sua participação tão direta. Em pouco tempo você vai colher os benefícios de ter alguém para lidar com estas tarefas que constantemente consumiam o seu tempo.
- Eliminar
Os maiores exterminadores de produtividade são interrupções (causadas por outros) e distrações (causadas por você). Se você realmente deseja ser bem sucedido naquilo que se dedica, você precisa trabalhar para eliminar o maior número de distrações e interrupções possíveis. Você pode não ser capaz de eliminar todas interrupções, mas certamente você pode se livrar de algumas. Por exemplo, desligue as notificações de telefone e só verifique e-mails com uma certa frequência. Quando se trata de distrações no computador, você pode querer usar também um plugin para o navegador, como StayFocused para bloquear sites e evitar o desperdício de tempo.
Dica final: Não sinta que você tem que fazer todas estas melhorias de uma só vez. Muitas vezes, é melhor conquistar aos poucos uma nova forma de trabalhar e se manter firmemente, antes de adicionar novos. Se você passar duas semanas em cada uma dessas dicas, tornando-as verdadeiros hábitos, você pode facilmente ser duas vezes mais produtiva dentro de pouco tempo. Vale a tentativa!